1. 環(huán)境要求:檔案室應建在通風、采光、安靜、干燥、無塵、無蟲等各方面環(huán)境條件良好的房間里,且室內(nèi)的溫度、濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。
2. 檔案材料的要求:檔案材料必須具有較高的保存質(zhì)量,能夠滿足長時間保存的要求,并應分類、編號、裝幀。同時,檔案室也應有專門的保管人員,定期進行檢查和維護。
3. 訪問要求:檔案室應建立嚴格的訪問制度,對外界人員的訪問要進行認證、登記和監(jiān)控,以保護檔案的安全與不泄密。
4. 電子檔案的要求:隨著時代的進步,檔案的電子化已經(jīng)成為必然趨勢,但仍需要與紙質(zhì)檔案一樣保護其安全性和真實性,應當采用專業(yè)性較強的電子檔案管理軟件,并嚴格按照國家有關規(guī)定進行管理。